АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
| Должность | Фамилия, имя, отчество сотрудника | Служебный телефон (код города - 47472) |
| Начальник отдела | Теплинских Елена Анатольевна | 2-12-75 |
| Главный специалист-эксперт | Гребёнкина Марина Николаевна | 2-12-75 |
| Архивариус | Лахина Наталия Васильевна | 2-12-75 |
- Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Липецкой области, хранящихся в архивном отделе.
- Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Липецкой области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.
- Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.
- Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных учреждений района, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
- Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Липецкой области, органов местного самоуправления в области архивного дела, за соблюдением действующего законодательства другими учреждениями – источниками комплектования Архивного фонда области, расположенными на территории района.
- Порядок предоставления архивным отделом администрации Усманского муниципального района государственной услуги по организации исполнения обращений, жалоб и запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Усманского муниципального района рассмотрен в разработанном в отделе административном регламенте.
Информация
о внедрении административных регламентов предоставления государственных и муниципальных услуг по исполнению запросов граждан Российской Федерации за 1 квартал 2021 года
Исполнено запросов социально – правового характера - 256
Исполнено с положительным ответом – 216
- исполнено в день обращения – 5
- исполнено до 10 дней – 160
- исполнено до 20 дней – 75
- исполнено до 30 дней – 16
Исполнено через программу VipNet – Клиент – 203 (79,3%)
- исполнено запросов тематического характера – 15
- исполнено с положительным ответом – 14
Утверждено описей дел постоянного хранения – 360 за 2018 год.
Согласовано описей по личному составу – 1310 за 2018 год.
Количество организаций, предоставивших описи на рассмотрение ЭПК – 27.
Подготовлены и проведены уроки в 5 классах: МБОУ лицей № 1 г. Усмани Липецкой области имени Героя Советского Союза Б.А.Котова, МБОУ СОШ № 2 г. Усмани Липецкой области имени Героя Советского Союза М.П.Константинова на тему «Участие Усманцев в Великой Отечественной войне /1941-1945 гг./ по документам личного происхождения Жукова Б.Л. и Вивчурко З.И.
Подготовлена и напечатана в районной газете «Новая жизнь» статья «Развитие архивного дела в Усманском районе» (11. 03.2021)
В архивном отделе подготовлена и проведена выставка к 76-годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. «Без срока давности». Использовались документы личного происхождения Жукова Бориса Лукича- участника Великой Отечественной войны.
РАЗВИТИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА
В УСМАНСКОМ РАЙОНЕ
Беречь и сохранить для истории документальное богатство нашей страны - важнейшая задача любого архива.
Каждый архив является драгоценным народным достоянием, подлежащим самой бережной охране.
Архивный отдел Администрации Усманского муниципального района является структурным подразделением администрации района, с правом юридического лица. Работают в архивном отделе 3 сотрудника.
Правовые основы деятельности архивного отдела администрации Усманского муниципального района определяются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела» (утвержден постановлением ХХУ1 сессии Липецкого областного Совета депутатов 23.11.2000 № 526-пс), положением об архивном отделе администрации Усманского муниципального района (утверждено распоряжением главы администрации района от 29.02.2016 № 95/р).
Сотрудники архивного отдела в соответствии с годовым планом проводят следующую работу:
- по обеспечению сохранности документов (подшивка дел, проверка наличия и состояния документов, обеспыливание документов, картонирование документов);
- учету документов, созданию и развитию научно-справочного аппарата и документов (усовершенствование и переработка описей документов, составление предисловий и исторических справок к фонду, ведение учетной Базы Данной «Архивный фонд», внесение ед.хр. в Базу Данных на уровне «Дело»);
- комплектованию и экспертизе ценности документов (прием документов, предоставление на заседание экспертно-проверочной комиссии управления ЗАГС и архивов Липецкой области: описей дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии организации);
- использование архивных документов (написание статей, проведение школьных уроков, выставок, экскурсий).
Архивный отдел Администрации Усманского района занимает площадь 258 кв.м., из них 206 кв.м. – это площадь которую занимают 7 архивохранилищ. Для обеспечения сохранности документов на окнах установлены металлические решетки, в помещениях имеется охранная и пожарная сигнализации, двери в архивохранилищах металлические.
Протяженность металлических стеллажных полок на 01.01.2021 г. составляет 1115 погонных метров, на которых размещаются в архивных коробах документы. Архивные короба и плотные жалюзи на окнах защищают документы от проникновения пыли и света. (В 2018 году площадь архивохранилищ составляла 128 кв.м., а протяженность стеллажных полок 755 погонных метров).
В соответствии с годовым планом работы количество документов в архивном отделе каждый год увеличивается на 700 - 800 единиц хранения (см.таблицу)
Годы | Количество фондов | Количество ед. хр. |
2016 г. | 313 | 42013 |
2017 г. | 330 | 43874 |
2018 г. | 332 | 44761 |
2019 г. | 332 | 46158 |
2020 г. | 332 | 46864 |
В архивном отделе на 01.01.2021 год хранится 332 фонда, что составляет 46864 тыс. документов, из них более 22 тыс. - это документы по личному составу ликвидированных и реорганизованных учреждений и организаций района.
В Список № 1 организаций -источников комплектования архивного отдела администрации Усманского района на 01.01.2021 год входит 67 организаций, учреждений и предприятий района.
В связи с утверждением приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», проводится работа по переработке номенклатур дел организаций входящих Список № 1 организаций -источников комплектования архивного отдела администрации Усманского района.
Для специалистов, ответственных за архив и делопроизводство организаций, предприятий района сотрудники архивного отдела проводят консультации, семинары с целью изучения действующего законодательства в области архивного дела, а также составления номенклатур дел организации, описей дел постоянного хранения и по личному составу, актов на уничтожение документов с временным сроком хранения, переработки положений об экспертной комиссии, обработки документов.
В архивном отделе специалисты работают со следующими программами:
- БД «Архивный фонд» 5 версия - куда вносится вся информация по каждому фонду, а именно: количество поступивших единиц хранения, предисловие или историческая справка, все переименования организации, акты приема передачи документов, а также единицы хранения на уровне «Дело»;
- программа «Земля» - вносятся данные содержащие информацию о земельных отношениях. / распоряжение Правительства РФ от 17.12.2009 № 1993 «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде»/ За 2020 год в программу «Земля» внесено 270 данных о выделении земли / всего внесено в программу 3124 данных /;
- программа VipNet –Клиент - отлажена работа по программе с ЭЦП сертификата ключа подписи и межведомственном электронном взаимодействии с ГУ-УПФ РФ в Грязинском районе Липецкой области (межрайонное) Клиентской службы (на правах отдела) в Усманском районе.
На основании Положения об архивном отделе администрации Усманского района проводится работа по исполнению запросов социально-правового и тематического характеров. Количество запросов увеличивается с каждым годом, в том числе и поступающих по программе VipNet –Клиент (см. таблицу )
Исполнено запросов
Годы | Кол-во запросов cоциально-правового характера | Тематического характера | По программе VipNet –Клиент |
2018 г. | 1067 ( с полож. результ. - 954)
| 62 ( с полож. результ.- 49)
| 773 (72%) |
2019 г. | 1094 (с полож. результ.- 958)
| 79 ( с полож. результ.- 54)
| 837 (77%) |
2020 г. | 1292 (с полож. результ.- 1124)
| 63 ( с полож. результ.- 54) | 1019 (79%) |
Выданные архивные справки содержат сведения о заработной плате, о трудовом стаже, об имуществе, об учебе, о реорганизации учреждений и организаций района. Несмотря на увеличивающееся количество запросов, все они были исполнены в срок не более 30 дней.
В настоящее время сотрудники архивного отдела проводят большую работу по усовершенствованию и переработке описей документов, это необходимо для дальнейшей оцифровки описей.
На заседании ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области в 2020 году утверждены и согласованы:
- описи дел постоянного хранения - 1138 ед.хр. за 2017-2018 гг. (по плану -645 ед. хр.);
- описи по личному составу - 392 ед.хр. за 2017-2018 гг. (по плану – 225 ед. хр.).
Описи предоставлены от 63 организаций, предприятий и учреждений района.
По документам личного происхождения участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., в целях патриотического воспитания молодежи сотрудники архивного отдел проводят уроки в школах, выставки в помещении архивного отдела, пишут статьи в районную газету; экскурсии в архивохранилищах для учащихся и студентов.
В 1 квартале 2021 года сотрудники архивного отдела провели уроки в 5 классах: МБОУ Лицей № 1 г. Усмани Липецкой области имени Героя Советского Союза Б.А.Котова, МБОУ Средней общеобразовательной школы № 2 г. Усмани Липецкой области имени Героя Советского Союза М.П.Константинова на тему «Участие Усманцев в Великой Отечественной войне /1941-1945 гг./ по документам личного происхождения Жукова Б.Л. и Вивчурко З.И.
Сотрудники архивного отдела принимают участие в общественной жизни района, в совещаниях, семинарах проводимых администрацией района и управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
О внедрении административных регламентов предоставления государственных и муниципальных услуг по исполнению
запросов граждан Российской Федерации за 2020 год
Исполнено запросов социально – правового характера - 1292
Исполнено с положительным ответом – 1124
- исполнено в день обращения – 65
- исполнено до 10 дней – 172
- исполнено до 20 дней – 56
- исполнено до 30 дней – 999
Исполнено через программу VipNet – Клиент – 1019 (79%)
- исполнено запросов тематического характера – 63
- исполнено с положительным ответом – 54
Утверждено описей дел постоянного хранения – 1138 ед.хр. за 2017-2018 годы.
Согласовано описей по личному составу – 392 ед.хр. за 2017-2018 годы
Количество организаций, предоставивших описи на рассмотрение ЭПК - 63
о внедрении административных регламентов предоставления государственных и муниципальных услуг по исполнению
запросов граждан Российской Федерации за 4 квартал 2020 год
Исполнено запросов социально – правового характера - 375
Исполнено с положительным ответом – 316
- исполнено в день обращения – 33
- исполнено до 10 дней – 57
- исполнено до 20 дней – 24
- исполнено до 30 дней – 261
Исполнено через программу VipNet – Клиент – 305 (81%)
- исполнено запросов тематического характера – 18
- исполнено с положительным ответом – 16
о внедрении административных регламентов предоставления государственных и муниципальных услуг по исполнению запросов граждан Российской Федерации за 2019 год
Исполнено запросов социально – правового характера - 1094
Исполнено с положительным ответом – 958
- исполнено в день обращения – 49
- исполнено до 10 дней – 275
- исполнено до 20 дней – 380
- исполнено до 30 дней – 390
Исполнено через программу VipNet – Клиент – 837 (77%)
- исполнено запросов тематического характера – 79
- исполнено с положительным ответом – 54
Утверждено описей дел постоянного хранения – 996 ед.хр. за 2016-2017 годы.
Согласовано описей по личному составу – 533 ед.хр. за 2016-2017 годы
Количество организаций, предоставивших описи на рассмотрение ЭПК - 65
