Решение Совета депутатов Усманского муниципального округа от 01 ноября 2025 г. №3-52н

О принятии Положения «Об отделе записи актов гражданского состояния и архива администрации Усманского муниципального округа Липецкой области Российской Федерации»

Рассмотрев внесенный главой Усманского муниципального района проект решения Совета депутатов Усманского муниципального округа «Об отделе записи актов гражданского состояния и архива администрации Усманского муниципального округа Липецкой области Российской Федерации», в соответствии с Уставом Усманского муниципального округа Липецкой области Российской Федерации, учитывая решение постоянной депутатской комиссии по правовым вопросам, Совет депутатов Усманского округа

РЕШИЛ:

1. Принять Положение «Об отделе записи актов гражданского состояния и архива администрации Усманского муниципального округа Липецкой области Российской Федерации», согласно приложению.

2. Направить указанный нормативный правовой акт главе Усманского района для подписания и официального опубликования.

3. Настоящее решение вступает в силу со дня его принятия.

ПОЛОЖЕНИЕ

об Отделе записи актов гражданского состояния и архива администрации Усманского муниципального округа 

Липецкой области Российской Федерации

Принято решением Совета депутатов 

Усманского муниципального округа 

от «01» ноября 2025 г. № 3-52н

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел записи актов гражданского состояния и архива администрации Усманского муниципального округа Липецкой области Российской Федерации (далее – Отдел) является структурным подразделением администрации Усманского муниципального округа Липецкой области Российской Федерации (далее – администрация округа), осуществляющим переданные государственные полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Законом Липецкой области от 04.05.2000 № 88-ОЗ «Об органах записи актов гражданского состояния Липецкой области и наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по образованию и деятельности органов записи актов гражданского состояния и государственной регистрации актов гражданского состояния», по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов, находящихся на территории  Усманского муниципального района и являющихся областной государственной собственностью в соответствии с Законом Липецкой области от 30.11.2000 №117-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела».

1.2. Отдел в своей деятельности подотчетен главе администрации Усманского муниципального округа Липецкой области Российской Федерации (далее - глава администрации округа).  В соответствии со структурой администрации округа Отдел находится в подчинении управляющего делами администрации Усманского муниципального округа Липецкой области Российской Федерации.

1.3. Отдел обладает правами юридического лица, имеет муниципальное имущество, закрепленное за ним на праве постоянного (бессрочного) пользования и  оперативного управления, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, печать с изображением герба муниципального округа и со своим наименованием, штампы и бланки, установленного образца,  необходимые для  осуществления деятельности, а также лицевые счета, открытые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Положение об отделе и его структура утверждаются Советом депутатов Усманского муниципального округа Липецкой области Российской Федерации.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Семейным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Правительства Росссийской Федерации, актами федеральных органов исполнительной власти, международными договорами Российской Федерации, нормативно-методическими документами Министерства юстиции Российской Федерации и Федерального архивного агентства, законами Липецкой области, нормативными правовыми актами исполнительных органов Липецкой области, Уставом Усманского муниципального округа, муниципальными нормативными правовыми актами и настоящим Положением.

1.6. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно и во взаимодействии с территориальными  органами федеральных органов исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти Липецкой области, органами местного самоуправления, контрольно-надзорными органами, органами судебной власти, предприятиями, общественными объединениями, иными организациями, независимо от их организационно-правовой формы, физическими лицами.

1.7. Учредителем отдела является Усманский муниципальный округ Липецкой области Российской Федерации (далее – округ) в лице администрации  Усманского муниципального округа Липецкой области Российской Федерации.

1.8. Работники отдела являются муниципальными служащими (кроме технического персонала) в соответствии с Реестром должностей муниципальной службы Липецкой области, утвержденным законом Липецкой области от 02.07.2007г. № 67-ОЗ «О Реестре должностей муниципальной службы Липецкой области».   

1.9. Полное наименование Отдела – Отдел записи актов гражданского состояния и архива администрации Усманского муниципального округа Липецкой области Российской Федерации.

Сокращенное наименование Отдела – Отдел ЗАГС и архива  администрации Усманского округа.

1.10. Юридический адрес Отдела: 399370, Липецкая область, Усманский округ, город Усмань, улица Комсомольская, дом 23.

Фактическое местонахождение Отдела: 399370, Липецкая область, Усманский округ, город Усмань, улица Комсомольская, дом 23; 

399370, Липецкая область, Усманский округ, город Усмань, улица Ленина, дом 40.

2. ЗАДАЧИ

2.1. Осуществление государственной регистрации актов гражданского состояния и других юридически значимых действий в соответствии с федеральным законодательством.

2.2. Обеспечение учета и хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния в течение ста лет со дня их составления с последующей передачей их в государственный архив.

2.3. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов органов местного самоуправления округа, муниципальных предприятий и учреждений, документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов, находящихся на территории округа и являющихся государственной собственностью, а также документов, ликвидированных организаций независимо от их формы собственности.

2.4. Координация деятельности органов местного самоуправления округа, муниципальных предприятий и учреждений округа в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства.

2.5. Анализ состояния и развития архивного дела в округе.

3. ФУНКЦИИ

3.1. Производит государственную регистрацию актов гражданского состояния: рождения, заключения брака, расторжения брака, установления отцовства, усыновления (удочерения), перемены имени, смерти.

3.2. Составляет заключения о внесении изменений, исправлений в записи актов гражданского состояния и вносит изменения, исправления в записи актов гражданского состояния.

3.3. Восстанавливает и аннулирует в установленном законодательством Российской Федерации порядке записи актов гражданского состояния.

3.4. Выдает повторные свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния и иные документы, подтверждающие наличие или отсутствие факта государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.5. Направляет в установленном порядке извещения о расторжении брака, о внесении исправлений, изменений в записи актов гражданского состояния.

3.6. Обеспечивает в установленном порядке исполнение международных обязательств Российской Федерации  в части истребования и пересылки документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории иностранных государств, в рамках компетенции отдела ЗАГС.

3.7. Представляет сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния по запросам компетентных органов и в случаях, установленных федеральными законами.

3.8. Обеспечивает конфиденциальность сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.9. Осуществляет учет, хранение и использование бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.10. Ведет единый государственный реестр записей актов гражданского состояния и формирует сведения о документах, выданных компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния, совершенных вне пределов РФ по законам соответствующих иностранных государств в отношении граждан Российской Федерации. 

3.11. Составляет и анализирует статистическую отчетность о регистрации актов гражданского состояния по Отделу.

3.12. Предоставляет в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области в установленные сроки отчеты по государственной регистрации актов гражданского состояния и о расходовании бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.13. Разрабатывает в пределах компетенции Отдела и вносит на рассмотрения главы округа проекты нормативных правовых актов, а также предложения по повышению качества и доступности результатов предоставления государственных и муниципальной услуг, предоставляемых Отделом.

3.14. Обеспечивает исполнение налогового законодательства Российской Федерации в части взимания государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершаемые органами ЗАГС иные юридически значимые действия.

3.15. Оформляет свою часть решения о возврате излишне уплаченной суммы государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершаемые отделом ЗАГС другие юридически значимые действия; направляет материалы о возврате излишне уплаченной суммы государственной пошлины в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

3.16. Направляет материалы об уточнении вида и принадлежности платежа для уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

3.17. Передает в установленном порядке удостоверения личности умерших в отделение Федеральной миграционной службы России по муниципальному округу.

3.18. Исполняет функции муниципального архива, обеспечивает сохранность и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:

3.18.1   осуществляет хранение и ведет учет документов, принятых в Отдел;

3.18.2 представляет в установленном порядке учетные данные в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;

3.18.3 проводит мероприятия  по созданию оптимальных условий, хранения документов, принятых в Отдел, и обеспечивает их физическую сохранность.

3.19. Организует решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности округа, в собственность Российской Федерации, Липецкой области, других муниципальных образований. 

3.20. Отдел обеспечивает хранение:

3.20.1 архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления округа с момента их образования, деятельности муниципальных предприятий и учреждений;

3.20.2 архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;

3.20.3 архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и переданных на законных основаниях в ведение администрации округа в порядке реализации отдельных государственных полномочий;

3.20.4 печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

3.20.5 учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности;

3.20.6 документов учреждений и предприятий негосударственной формы собственности в порядке и на условиях договоров между собственником документов и Отделом, действующим от имени администрации округа.

3.21. Комплектует Отдел документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для округа, в том числе:

3.21.1 составляет списки организаций - источников комплектования архивными документами Отдела, утверждаемых главой администрации округа и согласовываемых с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области; систематическая работа по их уточнению;

3.21.2 отбирает и принимает документы постоянного и временного хранения в Отдел.

3.22. Оказывает организационно-методическую помощь в деятельности ведомственных архивов и в организации делопроизводства администрации округа, Совета депутатов округа, муниципальных предприятий и учреждений, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации округа в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

3.22.1 ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся на предприятиях и в организациях - источниках комплектования архивными документами;

3.22.2 рассматривает поступившие от предприятий и организаций округа описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу и передает их на утверждение и согласование ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области;

3.22.3 рассматривает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкций по делопроизводству предприятий и организаций - источников комплектования архивными документами Отдела и  осуществляет их передачу на согласование ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области;

3.22.4 изучает и обобщает практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт;

3.22.5 оказывает организационно-методическую помощь, проводит семинары, совещания, консультации по вопросам организации и методики работы с документами;

3.22.6 оказывает методическую помощь по улучшению работы ведомственных архивов, совершенствованию государственной системы делопроизводства.

3.23. Осуществляет информационное обеспечение органов местного самоуправления округа, организует использование архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

3.23.1 информирует органы местного самоуправления округа, предприятия и организации округа о составе и содержании документов Отдела, исполняет запросы юридических и физических лиц;

3.23.2 организует работу пользователей с документами, изготовляет копии документов по их запросам, готовит документальные выставки, материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, уроки истории, экскурсии, ведет публикаторскую и исследовательскую деятельность;

3.23.3 организует выставочные работы для более полного удовлетворения возрастающего интереса граждан к историческому наследию;

3.23.4  исполняет социально-правовые и тематические запросы граждан, выдает им архивные справки, заверенные копии и выписки из документов; рассмотривает заявления, предложения и жалобы, ведет прием граждан.

3.24. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Отдела, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.25. Разрабатывает административные регламенты предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела.

3.26. Осуществляет размещение информации на официальном сайте администрации округа, относящиеся к деятельности Отдела.

3.27. Производит рекомендательные работы с Порталом государственных и муниципальных услуг.

3.28. Осуществляет взаимодействие с многофункциональным центром, предоставления государственных и муниципальных услуг, расположенным на территории округа, по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния и архивного дела.

3.29. Организует и проводит мероприятия, направленные на укрепление семьи, а также разъяснительную работу по семейному законодательству.

3.30. Подписывает отчетность о расходовании предоставленных бюджету округа из федерального бюджета  и бюджета Липецкой области (областного бюджета) субвенций для осуществления государственных полномочий в сфере регистрации актов гражданского состояния и архивного дела и  обеспечивает ее предоставление в установленные сроки в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области.

3.31. Обеспечивает рассмотрение обращений, поступивших в Отдел, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в рамках компетенции Отдела.

3.32. Оказывает гражданам бесплатную юридическую помощь в виде правового консультирования в устной и письменной форме по вопросам, относящимся к компетенции отдела, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации для рассмотрения обращений граждан.

3.33. Ведет прием населения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.34. Запрашивает от организаций, расположенных на территории округа – источников комплектования архивными документами независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состояниии ведомственных архивов, организации делопроизводства.

3.35.Осуществляет установленные законодательством Российской Федерации меры по противодействию коррупции в пределах своих полномочий.  

3.36. Осуществляет иные функции, вытекающие из основных задач Отдела в рамках установленной компетенции.

4. ПРАВА

4.1. Представлять администрацию округа по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение главы администрации округа, Совета депутатов округа, управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от органов государственной власти, организаций независимо от их организационно-правовой формы сведения, необходимые для осуществления полномочий по вопросам, отнесенным к деятельности Отдела.

4.4. Осуществлять взаимодействие с органами государственной власти РФ, Липецкой области, правоохранительными, судебными, налоговыми органами, органами местного самоуправления других регионов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.5. Принимать участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования документами Отдела, организуемых управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.

4.6. Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории Усманского муниципального округа, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, рекомендации по вопросам работы ведомственных архивов и организации делопроизводства.

4.7. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией округа; участвовать в работе экспертных комиссий предприятий и организаций округа.

4.8. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий предприятий и организаций округа для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.9. Взаимодействовать в своей деятельности с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, другими организациями.

4.10. Вести переписку по вопросам, относящимся полномочиям Отдела.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

5.1. Штатное расписание утверждается главой администрации округа.

5.2. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации округа.

5.3. Начальник Отдела имеет заместителя начальника Отдела. 

5.4. Заместитель начальника Отдела и специалисты Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности начальником Отдела.

5.5. На время отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет заместитель начальника Отдела.

5.6. Начальник, его заместитель и специалисты Отдела являются муниципальными служащими согласно Реестру должностей муниципальной службы Липецкой области.

5.7. Права, обязанности, социальные гарантии специалистов Отдела устанавливаются нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Липецкой области, нормативными правовыми актами Усманского муниципального округа.

5.8. При смене начальника Отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации округа, а также управления ЗАГС и архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается главой администрации округа. 

5.9. Должностная инструкция начальника Отдела утверждается главой администрации округа, должностные инструкции заместителя начальника Отдела и специалистов Отдела - начальником Отдела. 

5.10. Начальник Отдела:

5.10.1 организует деятельность Отдела, издает приказы, ведет контроль за их исполнением;

5.10.2 действует без доверенности от имени Отдела;

5.10.3 отчитывается о работе Отдела в установленном порядке перед администрацией округа и управлением ЗАГС и архивов Липецкой области;

5.10.4 утверждает правила внутреннего трудового распорядка. Распределяет обязанности между муниципальными служащими и работниками Отдела, руководит их деятельностью;

5.10.5 представляет главе администрации предложения по формированию бюджета в части финансирования Отдела;

5.10.6 осуществляет функции распорядителя средств бюджета, предусмотренных на содержание Отдела и иных бюджетных средств, подписывает финансовые документы;

5.10.7 организует использование материальных средств, предоставленных для осуществления переданных государственных полномочий по целевому назначению;

5.10.8  ведет прием граждан по личным вопросам.

6. ИМУЩЕСТВО И СРЕДСТВА ОТДЕЛА

6.1. Отдел владеет, пользуется принадлежащим имуществом, имуществом, закрепленным за ним на праве постоянного (бессрочного) пользования и оперативного управления в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.2. Отдел отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств.

6.3. Финансовое обеспечение деятельности Отдела осуществляется за счет средств субвенций, зачисляемых в установленном порядке на счет бюджета округа.  

6.4. Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов Отдела являются:

6.4.1 субвенция федерального бюджета;

6.4.2 средства бюджета Липецкой области;

6.4.3 средства бюджета округа. 

6.5. Ведение бухгалтерского учета и отчетности, бухгалтерских документов (в том числе по закупкам) Отдела осуществляется отделом бухгалтерского учета и отчетности администрации округа, в соответствии с действующим законодательством.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1. Начальник Отдела несет персональную ответственность за результаты деятельности Отдела и состояние дисциплины в Отделе.

7.2. Специалисты и работники Отдела несут ответственность за неисполнение должностных обязанностей в соответствии с трудовым законодательством.

8. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Реорганизация или ликвидация Отдела производится в соответствии с действующим законодательством.

г. Усмань

«01» ноября 2025 г.

№ 60